Decálogo para un efectivo Control Interno en las Empresas Pymes

Este nuevo artículo sintetiza un poco a manera de decálogo lo necesario para poder contar con un efectivo sistema de control interno, el cual se compone de todas aquellas políticas y procedimientos diseñados para
proporcionar a la administración una seguridad razonable de que la organización logre sus objetivos y metas.

Estas políticas y procedimientos son a menudo llamados controles, y en su conjunto comprenden el control interno de una organización.Ellos proporcionan una seguridad razonable en cuanto a la consecución de objetivos de suma importancia para el emprendimiento y éxito de una empresa Pymes:

• Eficacia y eficiencia de las operaciones
• La fiabilidad de la información financiera
• Cumplimiento de las leyes y reglamentos aplicables

El control interno efectivo es una parte integrada del proceso de administración (Es decir, involucra
planificar, organizar, dirigir y controlar). El control interno de una organización mantiene el rumbo hacia sus
objetivos y el logro de su misión, y minimiza las sorpresas en el camino. El control interno promueve la
eficacia y eficiencia de las operaciones, reduce el riesgo de pérdida de los activos, y ayuda a garantizar la
fiabilidad de la información financiera y el cumplimiento de leyes y reglamentos.


A continuación le simplifico las actuaciones de este relevante proceso, a través de lo que he titulado Decálogo para un efectivo Control Interno en las Empresas Pymes, espero les sirva de apoyo en el magnífico camino del desarrollo empresarial:

1. Realice(n) de forma diaria Depósitos en Efectivo y Cierres de caja
2. Le(s) recomiendo realizar arqueos sorpresivos de Caja Chica y Caja
3. Revisar y arquear de forma frecuente los documentos en manos del vendedor (fuerza de Ventas)
4. Certifique las Metas y Otorgue Comisiones por Efectividad
5. De forma periódica relice(n) inventarios no solo de mercancía, haga(n) inventarios de documentos mercantiles y legales
6. Realice las tan importantes conciliaciones de Cuentas por pagar/Cuentas por Cobrar y Bancos
7. Evaluar de forma Independientes los deberes Formales Tributarios, Laborales y Legales
8. Haga(n) las conciliaciones Bancarias
9. Siempre este(n) atentos a que sus contratos de trabajo sean adecuados de acuerdo a los perfiles de cargos y que la selección sea adecuada
10. Importante poseer Políticas y Normas en Compras, cuentas por cobrar/pagar y Recursos humanos 

Para concluir les Comparto la siguiente frase del Lakshmi Mittal

"Trabajar fuerte realmente te lleva lejos. En estos días muchas personas trabajan duro, así que tienes que asegurarte de trabajar aun más fuerte y de realmente dedicarte a lo que estás haciendo y a lo que te propusiste alcanzar.”

Por lo pronto me despido hasta el siguiente articulo y no olvide. ¿Quiero crecer? Debo conocer ¿Quiero
emprender? Debo innovar.Un cordial y afectuoso saludo.

Ana María Marrazzo

Mujeres Líderes, una necesidad que se incrementa

Hace un par de años indagando sobre el poder femenino en los sistemas, me he asombrado de encontrar las diversas razones por las que fabulosas mujeres sapientes no han podido convertirse en líderes. Todo se escabulle al entorno social, que lógicamente debe cambiar, creando un ambiente fértil donde puedan producirse más líderes femeninas, de hecho siempre en los círculos empresariales se debaten entre directivos este tópico: Las mujeres en ciertos ámbitos, son líderes poderosas.

Con espeluznante frecuencia se pasa por alto una cruda y elemental realidad: Lo que el Mundo necesita en este momento de tanto caos es poseer MÁS LÍDERES, en todos los peldaños, en todo tipo de organizaciones, corporaciones ó empresas, en el gobierno, en las escuelas, en los liceos, en las universidades, en las asociaciones o juntas de vecinos/comunales, en los colegios profesionales, en los sindicatos, en las entidades religiosas e incluso en las instituciones de caridad.

Las complejidades y las crisis hacen de las suyas en todas las direcciones, no nos atrevemos y nos acomodamos a depender de sólo pocas personas para guiarnos, sin atrevernos siquiera a eliminar sabiamente a esos grupos que no ofrecen ni llevan a las grandes masas a un futuro mejor, sino a su conveniencia propia. Leyendo un libro de John Paul Kotter me encontré con su definición de liderazgo como “La creación de una visión futuro y estrategias para producir los cambios necesarios para lograrla, alinear a las personas alrededor de esa visión, motivarles a superar los obstáculos y producir los cambios necesarios para lograr esa visión”.

¿Cuántas personas que actúen de este modo se necesitan en el mundo?

Diría sin titubeos ¡MILLONES! y tienen que venir de todas partes.

En las organizaciones pequeñas, medianas o grandes, debemos liberar ese potencial de liderazgo dentro de los que estén dispuestos a conducir. Un alto gerente que conozca de cabo a otro, la tecnología y el alto estándar que puede dar su departamento puede ser el mejor de los socios en una empresa, los trabajadores de primera línea se dan cuenta que los de tercera pueden ser más productivos porque poseen más incentivos, es por eso que la mayoría de los emergentes líderes parten desde este punto, porque son los capaces de hacer lo que otros se congelan de hacer marcando la diferencia. El esfuerzo congela la gente la comodidad envicia a la gente.

¿Cuáles serían las circunstancias idóneas?

A mi modo de apreciar las cosas, seria en medio de una cultura en la que la visión de futuro sea claramente entendida por todas las personas involucradas. Una cultura en la que se invite a la gente sin engaños a dar un paso adelante para ayudar en el avance de la visión desde lo más pequeño a lo más grande, pero hacerlo. Una cultura en la que los esfuerzos de buena fe que no funcionen no sean vistos como barreras sino hacerle frente, retroalimentarse y examinar los objetivos, evitar caer en el juego de que los fracasos deben ser castigados. Una cultura en la que la transparencia sea la norma, los obstáculos por el progreso sean compartidos. Una cultura donde ganar en pequeña o a gran escala sea celebrada. Una cultura de liderazgo donde se extinga las frases “Eso no es tú trabajo” o “Ese no es mi trabajo”.

Lo puntual del caso es que las mujeres poseen una enorme e innata condición de influir en los demás y es prominentemente desarrollada gracias a un titulo organizacional obtenido o porque ha adquirido las habilidades necesarias, llenas de conocimiento y confianza, llenan los entornos de condiciones donde muchas personas pueden llevar a cabo en diversas esferas la influencia de ellas. Mujeres que poseen la capacidad de animar, promover, sentar las bases de comunicación y la satisfacción de necesidades, celebrando los grandes pasos dados en el camino y no estancarse en lo contrario, las condiciones que se prestan a que muchas personas puedan y lleven dentro de sus ámbitos grandes influencias como:

ü      La empleada del primer turno que le pide a su Jefe que le permita ver lo que se hace en el tercer turno, para ver ¿qué es lo diferente? Es una actitud de Líder

ü      La Jefa que le diga a su empleado “Excelente, hazme saber que descubres” es sin dudas un líder que conduce.

ü      Una Supervisora que es líder cuando celebra esta iniciativa y actúa sobre la información que encuentra la empleada que pidió la observación entre los turnos.

ü      La Directora de Operaciones inspira y lidera cuando invita a todos para que cuenten esta historia a los demás

En conclusión los hombres son grandes líderes pero las mujeres pueden liderar porque comprenden las necesidades desde un punto más subjetivo. Pues bien, espero que este articulo le ayude a ampliar el pensamiento y le ayude a ubicarse o afianzarse en lo que al desarrollo de su empresa se refiere. Y No olvide. ¿Quiero crecer? Debo conocer ¿Quiero emprender? Debo innovar. Hasta una siguiente publicación, un cordial y afectuoso saludo

Ana María Marrazzo

Contador Público Independiente

¿Qué debemos tomar en cuenta al momento de iniciar un negocio?

   La creación de un negocio exitoso que empieza a crecer y prosperar a través de las diversas fluctuaciones de la economía, es un esfuerzo que requiere de una planificación adecuada, debe estar respaldado también de profundos análisis, decisiones continuas y de mantenimiento. El éxito depende de su conocimiento sobre la industria y comercio donde se encuentre ubicado el producto o servicio y, lo más importante, la propia empresa. Hay varios conceptos básicos de negocio que requieren de su atención, a continuación le ofreceré algunos a considerar:

El Plan de Negocios y su Estructura

  La planificación empresarial es el aspecto más importante de un negocio exitoso. Cuando inicie este proceso debe tener en cuenta todos los aspectos que forman parte de él. Ya que su desarrollo repercute en la productividad y eficiencia. Al planear su negocio, primero tendrá que decidir sobre la estructura que va a poseer. ¿Está usted iniciando en este momento un negocio como propietario único o va a desarrollar mejor una sociedad, corporación o de responsabilidad limitada? ¿Su negocio es con fines de lucro o sin fines de lucro? Estas interrogantes son muy importantes y le ayudarán a moldear sus preocupaciones financieras, documentaciones legales y los requisitos fundamentales al momento de presentarlo.

Contabilidades y Legalidades

  A medida que avance esa lluvia de ideas y el desarrollo de su negocio, usted tendrá que establecer su contabilidad y papeles legales. Si usted es una empresa pequeña, y funge como propietario único o forma parte de una sociedad, es posible que piense hacer su propia contabilidad y teneduría de libros y reservaría las actividades legales a su abogado de confianza. Sin embargo, si usted está estructurando una empresa más grande, debe contratar a un contador o profesional del área. Haga lo mismo con su representación legal. Estas personas escogidas o empresas asesoras deben poseer calificaciones muy positivas por parte de su cartera de clientes y la experiencia necesaria que demuestre claramente que ellos pueden manejar las necesidades de su negocio. Esto protegerá a su empresa de las inexactitudes o errores que pueden provocar la quiebra del negocio naciente.

El Manejo

  La gestión empresarial es también una parte muy importante en los conceptos básicos de los negocios. Seleccione las personas que son profesionales experimentados y cualificados que sean capaces de pensar por sí mismos, debe tener siempre en cuenta la importancia de las necesidades de la empresa. Estos integrantes del equipo deben predicar con el ejemplo la capacidad de poder mantener a los empleados motivados y productivos. Mantenga siempre su equipo directivo y empleados, hasta la fecha con una educación continua y no descuide las revisiones de sus productos o servicios. Esto le asegurará una fuerza de trabajo debidamente preparada para ofrecer a sus clientes un servicio excepcional y con conocimiento e información del producto o servicio.

Ventas y Marketing

  Las ventas y el marketing son los generadores que mueven su negocio. Sin las ventas de su producto o servicio y la comercialización de su negocio, no habría clientes. Las ventas y el marketing van siempre de la mano, y generalmente para obtener un mayor éxito deben desarrollarse a pesar de su constante feedback en departamentos separados. La comercialización de los productos o servicios deben concentrarse en cómo generar su base de clientes. Considere siempre lo que su cliente quiere, pregúntense constantemente cómo se les puede ofrecer y que hace que su producto o servicio se diferencie del resto. Analizar su competencia es parte de este proceso. Familiarizarse con la competencia le ayudará a determinar la manera de destacar entre el resto.

El Servicio al Cliente y su Retención

  El área de Servicio o atención al cliente existe en todos los negocios que involucra a un cliente o clientes. ¿Cómo debe manejar las ventas a sus clientes? Y ¿Cómo a través de las consultas determinará si su cliente volverá, se convertirá en un cliente leal o simplemente es un cliente asiduo de su competidor que busca diversidad? Son interrogantes que deben estar siempre contestadas y en constante estudio. Servir al cliente de una manera agradable con cada interacción y mostrar que usted aprecia su negocio son puntos vitales. Al momento de desarrollar el proceso de servir a las necesidades de sus clientes y sus preocupaciones. Esté alerta de los posibles problemas y muestre estar siempre dispuesto a ayudarle.

Computación y Tecnología

  Las computadoras y la tecnología son una fuerza impulsora en los negocios de hoy. La Tecnología en los negocios ayuda a organizar sus archivos, desarrollar sus productos y servicio a sus clientes. Los equipos deben estar al día y libre de virus y spyware. Debe proteger a su cliente y los archivos del cliente de la corrupción, el robo y asegurar que sus sistemas de seguridad estén actualizados en todo momento. A medida que su negocio crece y evolucione, asegúrese de que su tecnología haga lo mismo. Invierta en un mantenimiento rutinario, realice actualizaciones de sistema y reemplace cuando sea necesario.

  Pues bien, espero que estos conceptos básicos le ayuden a ubicarse o afianzarse en lo que al desarrollo de su empresa se refiere. Y No olvide. ¿Quiero crecer? Debo conocer ¿Quiero emprender? Debo innovar. Hasta una siguiente publicación, un cordial y afectuoso saludo

Ana María Marrazzo

Contador Público Independiente

Adopte una estrategia competitiva en su Organización

La creación de una estrategia competitiva, como parte de un plan de marketing/negocios pueden ayudarle a defenderse en el mercado y enfocar sus esfuerzos. Al desarrollar una estrategia competitiva, es imprescindible que su organización determine si la ventaja es sostenible al pasar el tiempo. Mientras planifica, es fundamental adoptar una estrategia competitiva que aporte valor a sus consumidores y a la comunidad.

A continuación le ofreceré algunas recomendaciones , que no deben ser pasadas por alto al momento de adoptar una estrategia:

 Identifique las áreas de enfoque en su organización

 Es necesario identificar las áreas de enfoque en su organización y la forma en que desean diferenciarse ante la competencia. Para ello será necesario responderse esta importante pregunta: ¿Su organización líder, seguidora o una empresa que plantea desafíos? Determine cual es su cliente objetivo es decir, debe identificar la población. También es muy importante considerar qué tipo de clientes se les sirven o se sirven y sus características, lo que usted le va a proporcionar, y donde les proporcionará. Esto es importante en todos los niveles, ya que le ayudará en su estrategia organizacional.

 Haga una lista de las organizaciones que compiten en su área o en su línea de desarrollo.

Al hacer una lista de las organizaciones que compiten en su área o en su línea de desarrollo, podrá estar más al tanto de cuales son aquellas que pueden tener parte de la cuota de mercado actual o futuro. Elabore un ranking sobre la competencia en donde enfocara la observación en el competidor más fuerte y en el de las tendencias más débiles. Al realizar este cálculo puede estar al tanto de que parte mercado se encuentra afectado en cuanto a su tamaño y su base de consumidores. Resuma las fortalezas y debilidades de las empresas que ofrecen los mismos servicios o similares.

Posterior a ello, considere si ellos están trabajando sobre las cuatro categorías diferentes, que incluyen base de consumidores, los fondos / inversiones, recursos humanos, y la publicidad en línea o regional. Al Hacer esta determinación puede ayudar a encontrar las maneras de seguir adelante como una empresa líder en su mercado y le dará métodos para competir con otros en el mercado.

 Elabore una lista donde se centre en ¿Cómo va a expandir su mercado?.

Esto puede incluir la búsqueda de nuevos usuarios, creando nuevos clientes o incluso alentar una mayor utilización de los productos o servicios específicos. Con base a esta información, puede considerar cómo puede proteger su mercado actual, al tiempo que implementa en su relación con los consumidores no orientados.

Reúna toda la información, escriba una frase que describa su estrategia de organización y su estrategia competitiva.

También puede escribir un comunicado de ambos puntos juntos, en el mismo debe centrarse tanto en la competencia como en las estrategias de la organización.

Examine y discuta la estrategia competitiva con otros accionistas o directivos de la organización.

 Para ello es necesario determinar si la instrucción puede ser sostenible durante los próximos años. Una vez que tenga el consenso de que la estrategia competitiva seguirá siendo sostenible, a continuación, adopte como estrategia de negocio de su organización.

Espero que este artículo le ofrezca el discernimiento necesario, para empezar a emprender la labor tan necesaria como es la de fijar una estrategia de competencia, recuerde que tener un negocio no es solo eso es mantenerlo, me despido cordialmente hasta otro articulo.

Ana María Marrazzo
Contador Público Independiente  

Disfrute de su retiro identificando y actuando para lograr la libertad financiera

Identifique hasta que punto los ingresos obtenidos de su pensión y jubilación u otras inversiones le ofrecen la liquidez necesaria para disfrutar de su retiro

                   

Para lograr una buena planificación en cuanto a la jubilación o retiro, usted debe abarcar algo más que estimar la cantidad de dinero que necesitará una vez que abandone el mundo laboral. La regla de oro para la jubilación se basa en tres fuentes para proporcionar al menos el 80 por ciento de sus ingresos con respecto a la jubilación anual, los básicos son: Pensión de Vejez del Seguro Social, planes de jubilación y pensiones (Provenientes del Estado por haber sido funcionario o empleado público ó Adquiridas por Empresas Privadas especializadas en el ramo), y las inversiones y ahorros personales. La mayoría de los asesores financieros con los que he tenido un feedback ameno en este punto, considera que es de suma importancia lograr la identificación de todas las fuentes de ingresos posibles y determinar su papel estratégico en la contribución y revisión de los ingresos como medida integral para prepararse en su jubilación.

A continuación les compartiré algunas medidas provechosas para empezar a prepararse, le recomiendo tomarlos en cuenta cuando se reúna nuevamente con su asesor de confianza.

Ubicarse en su situación financiera actual

ü      Anote en una lista el valor de todo lo que posee, y coloque las cantidades necesarias para conseguir esos activos totales que le proporcionarán la información financiera de los mismos.

ü      Posterior a ello elabore una lista de lo que debe. Coloque los montos precisos para obtener su pasivo total.

ü      Reste el total de pasivos de los activos totales para determinar su valor neto.

ü      Calcule su ingreso anual proveniente de todas las fuentes, así como los gastos que paga anualmente. Después de restar los gastos de los ingresos, tendrá una indicación de su flujo de efectivo anual.

ü      Revise su patrimonio neto y su flujo de efectivo para saber dónde es necesario centrarse para eliminar las deficiencias y excesos. Las decisiones pueden implicar ahorros crecientes, decrecientes, re-evaluación de los gastos sobre los montos que ha asignado a los activos y la búsqueda de fuentes de ingresos adicionales.

Evalúe las fuentes potenciales de ingresos

ü      Use los recursos disponibles en línea del Instituto Venezolano de de los Seguros Sociales Click aquí  para estimar sus beneficios mensuales sobre el Seguro Social. Para obtener una idea más precisa de su derecho e ingreso mensual sobre esta fuente.

ü      Evalúe sus ingresos sobre los beneficios que recibe sobre los planes de retiro de ahorros y cuentas de jubilación, le sugiero ponerse en contacto con sus empleadores anteriores para aprender acerca de los beneficios de retiro que le atribuyen. En base a su situación financiera actual y las necesidades proyectadas de ingresos, considere la maximización de impuestos diferidos sobre ese plan de jubilación de su caja de ahorros u otra cualquiera "no olvide ponerse al día" en este aspecto.

ü      Supervise el rendimiento de sus cuentas de ahorros y certificados de depósito para obtener los mejores rendimientos. Los planificadores financieros certificados casi siempre recomiendan a los jubilados, que deben mantener como mínimo cuatro años de gastos de subsistencia en estas inversiones líquidas.

ü      Revise sus acciones, bonos, rentas vitalicias y tenencia de acciones de fondos mutuales con su asesor de inversiones para mantener un estado real sobre los ingresos y el crecimiento que se adaptado a su tolerancia al riesgo.

ü      Evalúe su nivel de vida actual, de pronto mudarse a un lugar que le genere menor costo y le reduzca por ende los gastos sin dudas le logrará proporcionar fondos para aumentar sus ahorros. Invierta las ganancias sobre la venta de su casa en una propiedad que produzca ingresos que puedan complementar sus entradas de dinero. Otra opción es una hipoteca inversa, que le permita aprovechar la equidad de su casa y aplace el pago hasta después de su muerte o venta de la casa.

ü      Confirme que no haya pasado por alto ningún beneficio sobre pagos por herencia, ingresos por alquiler o regalías de derechos de autor, marcas y patentes a las que puede tener derecho.

ü      Establezca su necesidad de buscar trabajo a tiempo parcial después de retirarse. Planifíquese de forma anticipada, es posible que pueda hacer arreglos para continuar con su trabajo actual a nivel de consultor o en asesorías especiales de proyectos.

ü      Reúnase con su asesor financiero para planificar las fuentes de ingresos que va a tener en cuenta y cómo se van a utilizar para financiar su jubilación.

Pues bien, espero que este artículo de algún modo le ayude sobre este aspecto, recuerde que no hay que esperar estar en el ojo del huracán para tomar acción, no pierda cuidado en asesorarse y si no está seguro de conseguir un eficiente asesor, consulte a sus familiares cercanos o amistades en las que usted observe que poseen libertad financiera una vez retirados. Les envío un cordial saludo hasta otra próxima entrega.

            Ana Maria Marrazzo.

            Contador Público Independiente.

Cómo elegir correctamente una Tarjeta de Crédito

La competencia entre las compañías de tarjetas de crédito en la actualidad es muy fuerte, y esta situación es excelente para los consumidores inteligentes. Si usted tiene una buena calificación crediticia y un historial de créditos sólido, usted puede escoger y elegir entre muchas opciones de tarjetas, en donde se incluyen las tarjetas de crédito que le dan dinero en efectivo, millas de viajero frecuente, tarjetas de regalo y mercancía. Cada tipo de tarjeta está adecuada de acuerdo a cada tipo de consumidor, la mejor manera de seleccionar una buena tarjeta de crédito es evaluar sus propias necesidades y elegir la tarjeta que mejor se adapte a su estilo y sus necesidades de gasto.

A Continuación les ofreceré seis consejos que de alguna manera le pueda ayudar en esta decisión, debe recordar que conciencia de gastos finanzas sanas

  

1

Revise sus gastos del pasado y observe las cuentas de tarjetas de crédito que ya posee. Revise para ver con qué frecuencia usted ha pagado el saldo en su totalidad y con qué frecuencia ha desarrollado un equilibrio. Si ha logrado el equilibrio en varias ocasiones, sus criterios principales fueron seguramente el de haber escogido una baja tasa de interés fija. Es por ello que al solicitar o adquirir la tarjeta usted debe enfocarse en que la misma posea la mejor tasa posible y no se deje llevar por los programas de recompensa o de otros beneficios. El valor de esos beneficios no es suficiente para compensar el aumento del interés que tendrá que pagar.

2

Decida qué recompensas son más valiosas para usted. Si usted es un viajero frecuente, es posible que desee buscar una tarjeta que ofrezca millas de viajero frecuente o puntos hacia estancias en hoteles con cada compra. Para maximizar sus ganancias, busque una tarjeta que pague un alto porcentaje en billetes de avión para viajes, tarjetas de alquiler, habitaciones de hotel y otros gastos relacionados con los viajes.

3

Verifique las reglas de caducidad de los premios de viajero frecuente. Algunas tarjetas tienen millas que expiran, mientras que otros no colocan fechas de vencimiento en las millas premiadas. Si usted es un Inversionista de alto nivel, también debe buscar una tarjeta que no limite el número de millas que pueda obtener.

4

Compare los programas de recompensa de las diferentes tarjetas en el mercado, si usted prefiere usar su gasto para ganar tarjetas de regalo, mercancía y otras recompensas. Indague o verifique que ese valor en puntos de mercancías diversas es igual o menor al precio que se pagaría si usted compra esos mismos artículos en efectivo. También al ver las ofertas de tarjetas de regalo de los programas de recompensa debe asegurarse de que en realidad son ellas las que va a ser capaz de utilizar.

5

El reverso de efectivo que usted adquiere al ser premiado con los porcentajes en las categorías de gastos diversos debe compararlos con el monto de los gastos que espera tener en cada una de ellas. Algunas tarjetas de crédito ofrecen un 5% o más dinero en efectivo para determinadas categorías de compras, incluyendo comidas en restaurantes y las compras de víveres en mercados o farmacias.

6

Lea las letras pequeñas de cada tarjeta para obtener información sobre las cuotas anuales, períodos de gracia y otros detalles. Decidir si es o no factible la cuota anual se justifica en base al nivel de las recompensas que pueda obtener con la tarjeta cada año.

Pues bien espero que estos pequeños pero sustanciosos consejos le sirvan de una u otra forma para despertar el interés o enfocarse más en que tipo de deudas bancarias conviene para así mantener sanas sus finanzas y poder sacar el máximo provecho a los créditos. Sin más un cordial saludo hasta la próxima semana.

Ana María Marrazzo

Contador Público Independiente 

Educación financiera, económica, networking, etc (Varios Videos)